Chiar și erorile minore de calcul salarial pot avea consecințe semnificative, de la sancțiuni legale la pierderea încrederii angajaților. În Europa, companiile gestionează salarizarea în diferite moduri. Unele se bazează pe propriile sisteme, tehnologii și cunoștințe. Altele preferă să procesul de salarizare. Deși o abordare poate fi mai eficientă decât cealaltă, în funcție de țara în care vă desfășurați activitatea, cele mai frecvente erori sunt adesea similare. Iată cele mai frecvente 5 greșeli întâlnite în procesul de salarizare și cum să le evitați.
1. Evidențe incomplete sau neorganizate
O eroare frecventă de calcul salarial este lipsa evidențelor complete și exacte ale angajaților. Aceasta poate avea ca rezultat clasificarea eronată a angajaților, calcularea incorectă a salariilor, a orelor suplimentare și a beneficiilor, precum și erori de taxare. Pentru a evita acestea, este esențial să stabiliți un sistem bine organizat pentru păstrarea evidențelor, inclusiv clasificarea corectă a angajaților, a orelor de lucru și a beneficiilor.
Soluții IT utile
O soluție de bază în materie de resurse umane este un instrument valoros pentru a vă menține evidențele la zi, deoarece oferă un registru centralizat pentru datele angajaților și automatizează numeroase sarcini legate de salarizare. Conform Indicelui de competență în domeniul salarizării (Payroll Proficiency Index), acest lucru este valabil în special în țări precum Spania, Norvegia și Polonia, unde tehnologia este considerată un factor major al eficienței în ceea ce privește salarizarea.
2. Calcularea eronată a salariilor și nerespectarea unor termene limită importante
Calculele de salarizare implică un set amplu de date. În consecință, riscul de calculare eronată a salariilor – și de remunerare excesivă sau insuficientă în mod accidental a angajaților – este întotdeauna prezent, în special în cazul introducerii manuale a unor volume mari de date. În plus, diversele termene de plată și impozitare ale angajaților adaugă un alt factor de stres la lista de riscuri și posibile erori.
Parteneri în sprijinul dumneavoastră
Automatizarea proceselor de salarizare contribuie la eliminarea riscului de eroare umană și asigură plăți efectuate la timp și exacte. În plus, puteți apela la expertiza unui partener în domeniul salarizării.
3. Neraportarea tuturor formelor de compensații impozabile pentru angajați
Angajatorii sunt responsabili pentru raportarea tuturor formelor de compensații impozabile și neimpozabile pentru angajați, inclusiv a bonusurilor, a planurilor de stock option și a altor beneficii nesalariale. În caz contrar, sunt posibile sancțiuni legale pentru angajator și prejudicii morale pentru angajați. Prin urmare, este important să aveți o înțelegere cuprinzătoare a beneficiilor impozabile și neimpozabile și să vă asigurați că toate formele de compensare sunt raportate corect.
Când recompensele reprezintă o provocare
Tehnologia – cum ar fi o soluție de bază integrată în domeniul resurselor umane sau sisteme software pentru gestionarea forței de muncă, gestionarea talentelor și gestionarea salariilor – contribuie la asigurarea faptului că toate compensațiile impozabile și neimpozabile sunt raportate cu precizie și la timp. Sau cum ar fi să apelați la cunoștințele fiscale ale unui partener extern? Acest lucru merită să fie luat în considerare, în special în țările în care recompensele sunt considerate un factor important care împiedică sporirea competenței în domeniul salarizării.
4. Încălcarea securității datelor de salarizare
Datele de salarizare sunt o țintă valoroasă pentru infractorii informatici, iar încălcările securității datelor pot avea consecințe grave. Printre acestea se numără pierderea informațiilor sensibile ale angajaților, sancțiunile legale și prejudiciile aduse reputației. Pentru a reduce acest risc, va trebui să implementați măsuri solide de securitate cibernetică, cum ar fi criptarea, firewallurile și autentificarea cu doi factori. Monitorizarea și actualizarea regulată a acestor măsuri este, de asemenea, esențială pentru a ține pasul cu peisajul tot mai evoluat al amenințărilor.
Complexitatea forței de muncă și a datelor, două fețe ale aceleiași monede
Considerați că evitarea încălcărilor securității datelor ar intra în atribuțiile unui expert? Atunci luați în considerare utilizarea unor tehnologii bazate pe cloud sau subcontractarea gestionării salarizării către parteneri externi.
5. Nerespectarea legislației actuale privind salarizarea
Legislația privind salarizarea se schimbă constant, astfel încât ar fi indicat ca societățile și organizațiile de toate formele și dimensiunile să monitorizeze cele mai recente reglementări. În caz contrar, s-ar putea să efectuați calcule de salarizare incorecte sau să nu puteți furniza informații exacte angajaților cu privire la statele de plată și deducerile fiscale. Pentru a evita astfel de situații, este recomandabil să rămâneți la curent cu legislația privind salarizarea prin participarea regulată la cursuri de instruire și ateliere, abonarea la buletine informative și publicații relevante sau colaborarea cu experți externi.
De la legislație la complicații – sau nu?
Doriți liniște totală? Cea mai competentă abordare ar putea fi să vă bazați pe externalizare și să aveți un partener de salarizare care să fie la curent cu legislația pentru dumneavoastră. Acest lucru nu este un lux inutil în țările cu legi complexe și dinamice privind munca și salarizarea.